Ваучер је интерни документ који описује и одобрава плаћање обавезе добављачу. Најчешће се користи у систему ручног плаћања, где је део система контрола. Ваучер обично садржи следеће информације:
Идентификациони број добављача
Износ који треба платити
Датум на који треба извршити уплату
Рачуни који се терете за евидентирање обавезе
Сви важећи услови попуста на рано плаћање
Потпис или печат одобрења
Подаци о ваучерима могу се саставити у пакет, где је основни документ о ваучеру приложен уз фактуру добављача, доказ о пријему и наруџбеницу. Овај пакет је користан за држање повезаних докумената на једном месту и олакшава оправдање и ревизију трансакција обавеза.
Ваучер се креира након пријема фактуре од добављача. Означава се „плаћено“ када се добављачу изврши чек или електронско плаћање, а затим се архивира, заједно са свим пратећим документима.
Ако се ваучери користе за све обавезе, њихови укупни износи могу се објединити да би се утврдио укупан износ неизмирених обавеза. Ова функција није потребна у компјутеризованом систему, где се уместо ње користи извештај о остарелим обавезама.
Ваучер се не креира када је обавеза само настала (што је недостатак фактуре добављача). Такође, ваучери се не користе у процесу обрачуна зарада.
