Контроле потраживања се користе за ублажавање ризика од губитака у функцији обавеза. Контроле обавеза се обједињују у три опште категорије које потврђују обавезу предузећа да плаћа, уносе податке о обавезама у рачунарски систем и плаћају добављаче. Контроле су следеће:
Обавеза контроле плаћања
Провера обавезе плаћања може се извршити помоћу једне од неколико могућих контрола. Су:
Одобрење рачуна. Лице у могућности да одобри плаћање означава своје одобрење фактуре добављача. Међутим, ово је заправо релативно слаба контрола ако одобравалац види само фактуру добављача, јер не постоји начин да се утврди да ли је роба или услуга примљена или су цене које се наплаћују оне са којима се компанија првобитно сложила. Одобравалац такође може желети да зна који ће се рачун главне књиге наплаћивати. Сходно томе, боље је да особље које плаћа обавезе прво састави фактуру добављача, одобри налог за куповину и прими документацију у пакет, а затим фактуру печатом потпише блоком потписа који укључује број рачуна који треба наплатити, а затим нека одобри прегледајте га. Овај приступ даје рецензентима врло потпун скуп информација са којима могу радити.
Одобрење наруџбенице. Одељење за набавке издаје налог за куповину за сваку извршену куповину. На тај начин набавно особље у основи одобрава све трошкове пре него што су извршени, што може спречити да се неки трошкови икад појаве. Будући да ова контрола подразумева знатан обим посла од стране набавног особља, они ће вероватно тражити од запослених да затраже предмете на формалном обрасцу за захтев за куповину.
Попуните а тросмерна утакмица. Особље за обавезе подудара фактуру добављача са одговарајућом наруџбеницом и доказом о пријему пре него што одобри плаћање. Овај приступ замењује потребу за одобрењем појединачне фактуре, јер се одобрење темељи на наруџбеници. Такође је боље од одобравања само на основу наруџбенице, јер такође потврђује пријем робе. Међутим, такође је болно спор и може се покварити ако недостају папири.
Ручно претраживање дупликата плаћања. Компјутеризовани систем обавеза врши аутоматску претрагу дупликата бројева рачуна. Ово је много тежи подухват у потпуно ручном рачуноводственом систему. У овом случају, службеник за обавезе може претражити датотеку добављача и датотеку неплаћених рачуна како би утврдио да ли је фактура коју сте управо добили од добављача већ плаћена. У многим ситуацијама обим долазних рачуна добављача то чини толико тешким да плативо особље одустаје од сваког покушаја идентификовања дупликата рачуна и једноставно прихвата да ће повремено платити такве предмете.
Контроле за унос података
Постоји неколико начина да се осигура да су све фактуре добављача унете у систем обрачунских рачуна, мада ове контроле имају различит степен успеха. Контроле су:
Снимите након одобрења. Ова контрола приморава особље које плаћа рачуне да верификује одобрење сваке фактуре пре него што је унесе у систем.
Снимите пре одобрења. Ова контрола даје већи приоритет добављачима који плаћају него добијању овлашћења за плаћање, јер се свака примљена фактура одједном евидентира у систему обавеза. Ова контрола најбоље функционише тамо где су налози за куповину већ коришћени за ауторизацију куповине.
Усвојите смернице за нумерисање фактура. Можда највећи проблем у области уноса података о обавезама су дупликати плаћања. Чини се да ово не представља проблем, јер већина компанија користи рачуноводствени софтвер који аутоматски открива дупликате рачуна и спречава двоструке исплате. Међутим, може доћи до недоследности у начину евидентирања бројева рачуна. На пример, евидентирате ли број фактуре 0000078234 са водећим нулама или без њих? Ако се иста фактура два пута предочи особљу са обавезама и једном се забележи као 0000078234, а следећи пут као 78234, систем их неће означити као дупликате рачуна. Исти проблем настаје са цртицама на броју рачуна; број фактуре 1234-999 могао би бити забележен као 1234-999 или као 1234999.
Подударање са буџетом у финансијским извештајима. Ако је фактура добављача погрешно наплаћена погрешном одељењу, могуће је да би руководилац одељења који је прегледао финансијске извештаје открио несклад између наплаћеног износа и буџета, па би на тај начин скренуо пажњу на рачуноводство.
Контроле плаћања
Главнина доле наведених контрола односи се на плаћање чеком, јер је то и даље претежни начин плаћања. Контроле су:
Подијелите чек штампање и потписивање. Једна особа треба да припреми чекове, а друга особа да их потпише. Тиме се врши унакрсна провера издавања готовине.
Све чекове чувајте на закључаном месту. Неискоришћени чек увек треба чувати на закључаном месту. У супротном, чекови се могу украсти и на превару попунити и уновчити. То значи да било која плочица са потписом или марка такође треба да се чува на закључаном месту.
Пратите редослед контролних бројева који се користе. Одржавајте евиденцију у којој су наведени опсег бројева чекова који су коришћени током провере. Ово је корисно за утврђивање да ли можда недостају неки чекови у складишту. Овај дневник се не би требао чувати са сачуваним чековима, јер би неко могао да га украде истовремено кад и краде чекове.
Захтевати ручно потписивање чека. Предузеће може захтевати да сви чекови буду потписани. Ово је заправо релативно слаба контрола, јер се мало потписника чекова упушта у зашто се издају чекови и ретко преиспитују плаћени износ. Ако се компанија одлучи да користи плочицу са потписом или печат, онда је много важније имати снажан систем налога за куповину; набавно особље постаје фактички одобравач рачуна издавањем налога за куповину раније у току процеса плаћања.
Захтевати додатног потписника чека. Ако износ чека прелази одређени износ, затражите другог потписника чека. Ова контрола наводно даје могућност вишеструким старијим особама да престану да врше уплате. У стварности је вероватније да ће само увести још један корак у процес плаћања без стварног јачања контролног окружења.
