Обрада платног списка може на неколико места створити грешке, што захтева детаљан ток процеса који такође укључује неколико контрола. Овај поступак се може користити да би се осигурало да се платним списковима обрађује доследно на понављаној основи. Стварни ток процеса може се донекле разликовати од корака наведених у наставку, јер могу постојати разлике у вези са употребом ручних, рачунарских или спољних решења за обраду обрачуна зарада. Слиједи највјероватнија верзија поступка, укључујући одговорности и основне контроле:
Ажурирајте главну датотеку запослених. Службеник за зараде прима обавештење о променама у подацима о запосленима које утичу на обраду обрачуна зарада, као што су задржавање изузећа и промене стопе зараде. Ажурирајте главну датотеку запосленог у софтверу за зараде овим променама.
Одредите период исплате. Проверите да ли је модул платног списка постављен за тачан период исплате.
Унесите радно време. У систем обрачуна зарада унесите износ редовног и прековременог рада сваког запосленог. Ако компанија ручно израчунава зараду, овај и следећи корак нису потребни. Ако компанија користи компјутеризоване часовнике за састављање својих података о рачунању времена, тада се информације могу пренети директно у софтвер за обрачун зарада.
Унесите ручно плаћање. Унесите износе било којих ручних зарада које још нису евидентиране у систему зарада. То могу бити прилагођавања плата из претходних периода или исплате повезане са почетним запошљавањем или отказом запослених.
Израчунајте отпремнину. Ручно израчунајте износ који се плаћа сваком запосленом који је напустио компанију, укључујући неискоришћено време одмора и отпремнине. То обично укључује само оне запослене који су добровољно напустили компанију, јер за принудне отказе потребне су готово непосредне исплате које обично излазе изван уобичајеног периода обраде зарада.
Промените одбитке. Унесите све измене у стандардне одбитке од зарада запослених, као што су здравствено осигурање, ограде и добротворни прилози.
Израчунајте плату. Нека софтвер обради све обрачуне плата за тај период. Ако компанија ручно израчунава плату, користите табеле пореза које су обезбедиле савезна и државна влада да бисте утврдили одговарајући износ одбитка пореза.
Преглед извештаја. Ако се обрачуни зарада преносе или се користе спољним извођачима, или користе софтвер за обрачун зарада, одштампајте следеће извештаје и прегледајте основне трансакције у којима постоје грешке. Обрадите поново платни списак све док ови проблеми не буду исправљени.
Извештај о негативним одбитцима (може указивати на грешку у уносу података или превару)
Извештај о негативним порезима (може указивати на грешку у уносу података или превару)
Прелиминарни регистар зарада (кључни документ који се користи за проналажење грешака)
Сортирани списак исплаћених зарада (фокус на прекомерно високим или ниским износима зарада да би се уочили потенцијално нетачни радни сати или стопе зарада)
Тренд линија трошкова обрачуна зарада по одељењима (може указивати на зараде које се наплаћују погрешном одељењу)
Издавање плаћања. Када анализа извештаја не укаже на даље грешке, обрадите исплате запосленима.
Извештаји о управљању издањима (опционално). Издајте менаџменту извештаје о платним списковима који су повезани са тек завршеним платним списком. Примери таквих извештаја су линија трендова прековременог рада запослених и линија трендова трошкова надокнаде по одељењима.
Бекап документ. Када је платни списак завршен, направите резервне копије података који се односе на њега. Ако је обрада обрачуна зарада препуштена спољном извођачу, то ће обавити добављач. Ако се користи сопствени софтвер, архивирајте податке. Ако се користи ручни систем, ставите регистар зарада у закључано складиште.
Закључајте тачку. Закључајте период исплате у модулу платног списка за управо завршен период, како бисте спречили неовлашћене промене. Ово је у основи исто што и корак 2; закључавањем периода исплате, прелазимо на следећи период исплате.
Порез на депозите. Положите порез на зараде и потврдите њихов пренос влади. Ако је компанија наручио обраду обрачуна зарада, овај корак обавља добављач.
Чувајте временске картице. Поднесите временске картице у близини одељења за зараде. Сасвим је могуће да ће запослени преиспитивати своју плату, у том случају најновије временске картице требају бити лако доступне за преглед. После месец или два временске картице се могу пребацити на дугорочно складиштење.
Истражите грешке. Ако постоје проблеми с обрадом зарада, будите уверени да ће их запослени пронаћи! Истражите све грешке у трансакцијама на које сте наишли и иницирајте промене да бисте ублажили њихово стално настајање. То може укључивати измену поступака или наметање нових контрола.
