Концепт рачуна трошкова има два различита значења. Једна укључује путне трошкове и трошкове забаве, а друга је општији концепт који идентификује врсту рачуна. Обе дефиниције су забележене у наставку.
Рачун Т&Е расхода
Рачун трошкова односи се на средства која се уплаћују запосленом и која се затим користе за трошкове путовања и забаве. Средства са рачуна трошкова могу се платити унапред у тренутку када су стварно потрошена за пословање компаније, у том случају се средства називају предујмом. Алтернативно, новчана средства могу бити исплаћена као одговор на подношење запосленог извештају о трошковима, у ком случају се средства називају накнадом. Аванс се првобитно евидентира као краткотрајна имовина, док се накнада одмах евидентира као расход по настанку. Када запослени поднесе доказе о томе како је коришћен аванс, текућа имовина се тада признаје као расход.
Износ готовинских плаћања повезаних са рачуном трошкова обично је највећи када је повезан са запосленим који послује независно од интерног пословања предузећа, од којих је најбољи пример продавац. Овим појединцима је потребно довољно средстава да путују више него што је то уобичајено за остале запослене.
Концепт рачуна трошкова може се злоупотребити или трошењем више средстава него што би било потребно разборитом лицу или примањем аванса и не коришћењем готовине у име предузећа. Сходно томе, многа предузећа намећу строгу контролу над коришћењем рачуна трошкова, укључујући употребу извештаја о трошковима, путних политика, ревизија извршених исплата и текућих прегледа стања на рачуну авансних средстава.
Врста рачуна трошкова
Главнину свих рачуна који се користе у главној књизи чине рачуни трошкова. Ово је врста привременог рачуна на којем се чувају сви трошкови које је ентитет имао током обрачунског периода. Дакле, могу постојати рачуни трошкова за банкарске провизије, трошкове продате робе, режије и тако даље. Ови рачуни се сматрају привременим, јер се на крају фискалне године износе на нулу, како би се створило простора за евидентирање новог скупа трошкова у наредној фискалној години.
