Процес пријема готовине је високо регулисан, јер је задатак обраде чекова оптерећен контролама. Они су потребни да би се обезбедило да се чекови правилно евидентирају, одмах депонују и не украду нити промене било где у процесу. Поступак за обраду потврда о чековима је описан у наставку:
Евидентирајте чекове и готовину. Када стигне дневна пошта, евидентирајте све примљене чекове и готовину на листи рачуна чекова у поштанским просторијама. За сваки примљени чек на обрасцу наведите име странке која плаћа, број чека и уплаћени износ. Ако је рачун био у готовини, наведите име странке која плаћа, проверите „готовина?“ кутија и уплаћени износ. Када су све ставке поруџбина завршене, унесите укупни збир у поље „укупни приходи“ на дну обрасца. Потпишите образац и наведите датум пријема чекова и готовине. Такође, на сваком примљеном чеку печат „само за депозит“ и број банковног рачуна компаније; ово отежава некоме да извади чек и положи га на неки други банковни рачун.
Терминске исплате. Уметните све чекове, готовину и копију листе потврда о поштанском сандучету у сигурну торбу за пошту између рачуна. Нека га ручно доставе на благајни у рачуноводству. Благајник све предмете у торбици подудара са списком рачуна пријема поштанске поште, парафира копију списка и враћа копију интероффице поштом у поштанску собу. Особље поштанске поште затим подноси парафирану копију по датуму.
Примените готовину на рачуне. Приступите рачуноводственом софтверу, позовите неплаћене рачуне за релевантног купца и примените готовину на рачуне назначене у савету о дознаци који прати сваку уплату од купца. Ако не постоји назнака која фактура ће се књижити, евидентирајте уплату или на засебном суспензивном рачуну или као непримењиву, али на рачуну купца од кога је стигла. У последњој ситуацији направите фотокопију чека и сачувајте га за потребе пријаве касније, тако да чек и даље може бити депонован на текући датум.
Снимите другу готовину (опционално). Повремено ће стићи готовина или чекови који нису повезани са неплаћеним потраживањима. На пример, клијент може извршити авансно плаћање или вратити депозит. У тим случајевима евидентирајте рачун у рачуноводственом систему, заједно са одговарајућом документацијом разлога плаћања.
Депозит у готовини. Све чекове и готовину евидентирајте на депозитном листићу. Упоредите укупан износ на депозиту са износом наведеним на листи рачуна рачуна поште и ускладите све разлике. Затим чекове и готовину одложите у закључану торбицу и пренесите у банку.
Поклапање са банковном признаницом. По пријему чекова и готовине, банка издаје признаницу за њих. Неко други осим благајника треба да упореди овај рачун са износом на депозиту и да усклади све разлике. Било би корисно спајати рачун на копији депозитног листа и поднети документе као доказ да је корак подударања завршен.
