Предузеће користи буџет за постављање очекивања за приходе и трошкове у будућим периодима. Процес припреме буџета треба да буде високо регулисан и да прати утврђени распоред, тако да је готов буџет спреман за употребу до почетка следеће фискалне године. У супротном, касни буџет неће бити доступан за поређење са стварним резултатима у следећој фискалној години. Ево основних корака које треба следити:
- Ажурирајте претпоставке буџета. Прегледајте претпоставке о пословном окружењу компаније које су коришћене као основа за последњи буџет и ажурирајте их по потреби.
- Имајте на уму доступна средства. Утврдите највероватнији износ средстава који ће бити доступан током буџетског периода, што може ограничити планове раста.
- Корак коштања бодова. Утврдите да ли ће у наредном буџетском периоду настати било који корачни трошкови током вероватног опсега пословне активности и дефинишите износ тих трошкова и на којим нивоима активности ће настати.
- Направите пакет буџета. Копирајте унапред основне инструкције за буџетирање из пакета упутстава коришћених у претходној години. Ажурирајте га тако што ћете уврстити стварне трошкове настале у текућој години до данас, а такође и ове податке годишњим умањењем за целу текућу годину. Додајте коментар пакету, наводећи информације о коштању корака, уска грла и очекивана ограничења финансирања за предстојећу буџетску годину. Такође наведите све смернице за захтеве за капиталним буџетом.
- Издати буџетски пакет. Издајте буџетски пакет лично, где је то могуће, и одговорите на сва питања прималаца. Такође наведите датум доспећа за први нацрт буџетског пакета.
- Добити прогнозу прихода. Прибавите прогнозу прихода од менаџера продаје, потврдите је код генералног директора, а затим је дистрибуирајте осталим менаџерима одељења. Информације о приходима користе барем делимично као основу за израду сопственог буџета.
- Набавите буџете одељења. Набавите буџете од свих одељења, проверите да ли постоје грешке и упоредите са ограничењима уског грла, финансирања и трошкова. Прилагодите буџете по потреби.
- Потврдити накнаду. Пошаљите захтеве за компензацију садржане у буџетима одељења менаџеру људских ресурса на валидацију. Ово треба да укључује подударање са распоном зарада и утврђивање да ли се порез на зараде правилно израчунава.
- Потврдите бонус планове. Нека виши менаџерски тим потврди услове под којима су договорени планови бонуса и да ли су услови тих споразума разумни. Ако постоји већа вероватноћа да се неће догодити исплата бонуса, укључите их у буџет, заједно са важећим порезима на зараде.
- Прибављање захтева за капитални буџет. Потврдите све захтеве за капитални буџет и проследите их вишем менаџерском тиму са коментарима и препорукама. Поклапајте се са извештајем о одлагању основних средстава како бисте осигурали замену имовине.
- Ажурирајте модел буџета. Унесите све информације о буџету у главни модел буџета. Проверите да ли су стопе пореза на зараде у моделу ажуриране за буџетску годину. Ажурирајте трошак амортизације у моделу на основу већ примљених информација о одлагању основних средстава и захтева за капитални буџет.
- Прегледајте буџет. Састаните се са вишим менаџерским тимом да бисте прегледали буџет. Истакните могућа ограничења и сва ограничења проузрокована ограничењима финансирања. Такође тестирајте ваљаност показатеља промета за потраживања, залихе и дуговања у односу на историјске показатеље, као и продају по продавцу. Забележите све коментаре менаџерског тима и проследите их назад ауторима буџета са захтевима за измену њихових буџета.
- Обрадите итерације буџета. Пратите нерешене захтеве за промену буџета и ажурирајте модел буџета новим итерацијама чим стигну. Обавезно ажурирајте процењени трошак камата и приход од камата, пошто је појасњен финансијски део буџета.
- Прибавити одобрење. Проследите буџет одбору директора на одобрење.
- Издати буџет. Креирајте ограничену верзију буџета и дистрибуирајте је свим овлашћеним примаоцима.
- Учитајте буџет. Учитајте информације о буџету у финансијски софтвер, тако да можете да генеришете буџет у односу на стварне извештаје.
- Потврдите учитани буџет. Упоредите буџет учитан у рачуноводствени софтвер са одобреном верзијом буџета и прилагодите грешке.
- Закључајте буџет. Започните заштиту прорачунског модела лозинком. Такође направите копију модела и архивирајте копију.
