Када вредност средства опадне, неки део његове књиговодствене вредности треба отписати у рачуноводственим евиденцијама. Отпис је потребан кад год је фер вредност средства испод књиговодствене вредности. Процес отписа укључује следеће кораке:
Одредите износ отписа. Потпуно је могуће да треба отписати само део износа евидентираног у књизи за неко средство (познато као његова књиговодствена вредност). На пример, тржишна вредност основног средства сада може бити половина његове књиговодствене вредности, па ћете можда желети да отпишете само половину његове књиговодствене вредности. Међутим, купац је можда престао пословати, тако да се сва неплаћена потраживања за тог купца морају у потпуности отписати.
Направите унос. Креирајте унос у дневнику да бисте отписали одговарајући износ средства. Ово ће бити кредит за рачун имовине. Постоје два избора за дебитни део уноса. То може бити на рачун трошкова ако у прошлости никада није била успостављена резерва против средства. На пример, директно отписивање рачуна потраживања теретило би се са рачуна трошкова лошег дуга. Алтернативно, задужење може бити против резерве која је већ постављена за надокнађивање средства. На пример, ако постоји исправка за сумњиве рачуне која поништава потраживања, терећење би било против рачуна исправки.
Прилагодите записе детаља. Кад год отпишете средство, то може утицати на евиденцију детаља за рачун. На пример, када отписујете потраживање, уверите се да основни извештај о застарелим потраживањима више не садржи одређено потраживање које сте отписали.
Такође је могуће отписати обавезу, на пример када зајмодавац опрости део или цео зајам. У овом случају, унос у дневнику је терећење рачуна пасиве како би се смањио или елиминисао салдо обавезе, и кредит на рачун добитка, јер трансакција у суштини повећава профит пословања. Отпис пасиве је релативно необичан; у већини случајева, предузећа морају да се суоче са падом вредности своје имовине, тако да се ту морају евидентирати отписи.
