Расходни циклус је скуп активности повезаних са набавком и плаћањем добара и услуга. Те активности укључују утврђивање шта треба купити, активности куповине, пријем робе и плаћања добављачима. Велики део улазних података у циклус расхода долази из циклуса продаје, где су захтеви за куповину вођени количином и врстом наруџби купаца.
Расходни циклус састоји се од неколико различитих компонената, укључујући реквизицију роба и услуга, избор добављача, наручивање роба и услуга, њихов пријем и накнадно плаћање за њих. Потпуни циклус расхода садржи следеће активности:
Утврдите коју робу и услуге треба наручити. Већина робе коју треба наручити потребна је производном процесу. Да би то урадио, систем израчунава компоненте које требају бити на располагању за планирану производњу и одузима ручне и нераспоређене сировине да би дошао до износа који се морају набавити. Алтернативно, ако су роба или услуге потребне за продају или административну функцију, корисник попуњава образац за захтев који детаљно описује њене захтеве и прослеђује га одељењу за набавке.
Када се роба купује за текућу производњу, систем ће наручиоцу представити прелиминарни налог за куповину, користећи жељеног добављача наведеног у главном досијеу инвентара за сваки предмет који се купује. Набавно особље прегледава и одобрава ове поруџбине, које се затим шаљу електронским путем директно добављачима или им се штампају и шаљу поштом.
Када се затражи нестандардна роба и услуге, набавно особље истражује могуће добављаче, бира најбољег и издаје им наруџбеницу.
Док се роба прима, одељење за пријем приступа отвореним наруџбеницама у систему и уноси примљене количине.
Када примите рачуне добављача, обвезници их пријављују у систем. Систем затим упоређује ове рачуне са ауторизационим налозима за куповину и примањем информација како би утврдио да ли се рачуни могу платити. У овој фази може бити значајног дела ручног помирења. Исход је скуп рачуна који су одобрени за плаћање.
Систем планира плаћања добављачима на основу унапред утврђених услова плаћања за сваког од њих. Када стигне заказани датум плаћања, систем обрађује серију плаћања, која ће бити у облику електронског преноса средстава или чекова.
