Рачуноводство платног списка укључује све аспекте израчунавања и плаћања накнада запосленима, укључујући исплату одбитка трећим лицима. Резултат овог процеса је документовање трошкова повезаних са свим врстама накнада, као и правовремене исплате запосленима. Иако неки системи који укључују више или мање аутоматизације можда не укључују све ове кораке, следећи ток процеса примењиваће се на већину система обрачуна зарада:
Поставите нове запослене. Нека нови запослени попуњавају информације специфичне за зараде као део процеса запошљавања, као што су образац В-4 и обрасци медицинског осигурања који могу захтевати одбитке на платном списку. Одвојите копије ових података како бисте их укључили у следећу платну листу.
Прикупите информације о временској картици. Запослени на платама не захтевају промену зарада исплаћених за сваку платну листу, али морате прикупити и резимирати информације о радном времену незапослених. То може подразумевати да запослени скенирају значку кроз рачунарски рачунарски сат.
Проверите информације о временској картици. Резимирајте управо прикупљене информације о платном списку и нека надзорници провере да ли су запослени тачно евидентирали своје време.
Резимирајте доспеле зараде. Помножите број одрађених сати са стопом зараде за сваког запосленог, узимајући у обзир и разлике у прековременом раду или смјени.
Унесите промене запослених. Запослени могу тражити да изврше промене у својим примањима, обично у задржавању пореза или износа пензија. Можда ћете морати да забележите већи део овога пре израчунавања пореза, јер то утиче на висину зарада на које се примењују порези.
Израчунајте порез. Користите пореске табеле ИРС за одређивање износа пореза који се задржавају из бруто зараде запослених.
Израчунајте одбитке од зараде. Постоји неколико додатних одбитака којима ће се одузети нето приход запослених, укључујући одбитке за здравствено осигурање, животно осигурање, гарнитуре и чланарине. Такође морате пратити износе циљева за ове одбитке, тако да заустављате одбитке када се постигну укупни циљеви.
Одбити ручна плаћања. Ако су запосленицима већ извршена ручна плаћања, попут аванса, одузмите ове износе од преостале нето зараде.
Направите регистар зарада. Резимирајте информације о плати и одбитку за сваког запосленог у регистру зарада, које затим можете резимирати да бисте креирали и запис у дневнику за евидентирање платног списка. Овај документ аутоматски креирају сви софтверски пакети за зараде.
Штампај зараде. Одштампајте зараде запослених користећи податке у регистру зарада. Бруто зараде, одбитке и нето зараде обично одредите у савету о дознаци који иде уз плату.
Платите директним депозитом. Обавестите обрађивача директних депозита о износу свих директних уплата депозита и издајте савете за дознаке запосленима за ове исплате.
Издати плате. Нека шеф платног промета изда запосленику чекове који захтевају идентификацију запослених ако постоји велики број запослених.
Задржани депозит пореза. Депонујте све задржане порезе на зараде и порезе који одговарају послодавцима у банци која је овлашћена за обављање ових трансакција.
Уноси у дневнике зарада
Примарни унос дневника за обрачун зарада је унос на нивоу резимеа који се саставља из регистра зарада и који се бележи или у дневнику обрачуна зарада или у главној књизи. Овај унос обично укључује терећења за директне трошкове рада, зараде и део пореза на зараде компаније. Такође ће бити кредита на више рачуна, од којих сваки детаљно описује обавезе за порезе на зараде који нису плаћени, као и за износ готовине који је већ исплаћен запосленима за њихову нето плату. Основни унос (под претпоставком да нема даљег рашчлачунавања по појединим одељењима) је:
