Подружница води податке о контролном рачуну главне књиге. Једном када се подаци забележе у помоћној књизи, они се периодично сажимају и књиже на контролни рачун у главној књизи, који се заузврат користи за састављање финансијских извештаја предузећа. Већина рачуна у главној књизи су не контролни рачуни; уместо тога, појединачне трансакције се евидентирају директно у њих. Подређене књиге користе се када постоји велика количина информација о трансакцијама које би затрпале главну књигу. Ова ситуација се обично јавља у компанијама са значајним обимом продаје. Дакле, у малој компанији није потребна помоћна књига.
Помоћна књига може се поставити за практично било који рачун главне књиге. Међутим, обично се креирају само за подручја у којима постоји велики обим трансакција, што ограничава њихову употребу на неколико подручја. Примери помоћних књига су:
Књига рачуна обавеза
Књига потраживања
Књига основних средстава
Књига пописа
Књига куповине
Као пример информација у помоћној књизи, књига залиха може садржати трансакције о примањима на залихе, кретању залиха до производног пода, претварању у готову робу, извештавању о отпаду и преради, отписима застарелих залиха и продаји купци.
Део поступка затварања на крају периода је објављивање информација у помоћној књизи у главну књигу. Књижење је обично корак ручне обраде, тако да морате да проверите да ли су све помоћне књиге на одговарајући начин попуњене и затворене пре него што своје збирне износе објавите у главну књигу. У супротном, неке закашњеле трансакције можда неће бити књижене у главну књигу до следећег извештајног периода.
Да бисте истражили рачуноводствене информације када се користи помоћна књига, потребно је да извршите детаљну анализу из главне књиге у одговарајућу помоћну књигу, где се чувају детаљне информације.
Нема потребе за постављањем помоћних књига из перспективе контроле или приступа подацима, јер обично можете ограничити приступ појединачним рачунима у бољим рачуноводственим софтверским пакетима.
Слични услови
Матична књига подружнице такође је позната и као подпоставка или подрачун.
