Када запослени жели нешто да купи, традиционални приступ је попуњавање захтева за куповину и слање одељењу за набавке. Набавно особље истражује где може добити тражени артикал по најнижој цени, а затим издаје налог за куповину изабраном купцу. Једном када добављач испоручи робу и изда фактуру, обвезници компаније морају да фактуру подударају са почетним налогом за куповину и доказима о пријему, а затим издају уплату. Овај поступак је изузетно гломазан, што се може избећи употребом електронског каталога за куповину.
Када се запосленима омогући приступ каталогу за куповину на мрежи, они могу да виде стандардизовану листу производа које је унапред прегледало и одобрило набавно особље и да наручују путем система. Затим систем креира електронски налог за куповину и прослеђује га назначеном добављачу, заједно са унапред одобреним одобрењем за ћебе. Једном када добављач проследи тражену робу компанији, примајуће особље позива поруџбину на радној станици и проверава да ли је наручена ставка испуњена. Затим систем обавештава особље које треба да плати добављачу.
Коришћењем каталога за онлајн куповину остварују се следеће погодности:
- Папирологија. Елиминишу се сви документи који се користе у кући за тражење, наручивање и плаћање куповине.
- Концентрисане куповине. Већина куповина усмерена је на мали број унапред изабраних добављача, што значи да компанија може испуњавати услове за количинске попусте.
Међутим, можда ће бити потребно неко системско програмирање за подешавање куповине путем интернета, а обједињене налоге за куповину треба поставити унапред, што ово чини мање исплативо решење за мање компаније. Такође, најбоље делује за случајне куповине, уместо за набавку сировина, што може захтевати детаљнији систем управљања материјалима.
