У предузећу које нема тачне евиденције залиха, потребно је периодично вршити комплетно бројање инвентара (познато као физичко бројање). То се обично ради на крају месеца, квартала или године, да би се поклопило са крајем извештајног периода. Као што ће показати следећа процедура, потребан је велики напор да би се извршио тачан попис физичког инвентара, тако да компаније имају тенденцију да ограниче број извршених бројања годишње. Кораци у процесу су следећи:
Ознаке броја наруџби. Наручите довољан број дводелних ознака за бројање за износ залиха за који се очекује да ће бити пребројан. Ове ознаке треба да буду секвенцијално нумерисане, тако да се могу појединачно пратити као део процеса бројања.
Преглед инвентара. Прегледајте инвентар неколико дана пре планираног пописа инвентара. Ако недостају бројеви делова или се чини да су предмети у стању које би било тешко пребројати (на пример, ако нису у врећама или у кутијама), обавестите особље складишта да изврши потребне корекције.
Инвентар пре бројања. Прегледајте инвентар неколико дана унапред и пребројте све предмете који се могу ставити у затворене контејнере. Затворите их у контејнере и означите количину на заптивној траци. То знатно олакшава задатак бројања током стварног бројања. Ако је печат сломљен, тада ће тим за бројање знати да треба поново да броји садржај контејнера.
Комплетан унос података. Ако постоје преостале трансакције уноса података, учините то пре него што започне бројање физичког инвентара. То укључује трансакције издавања из складишта, враћања у складиште и трансфере између места за смеће у складишту.
Обавестите ван локација складишта. Ако компанија има било какве спољне складишне просторе или локације независних произвођача на којима се налази залихе предузећа на пошиљци, обавестите их да би требало да преброје свој инвентар при руци од службеног датума бројања и да их проследе менаџеру складишта.
Замрзните складишне активности. Зауставите све испоруке из складишта, а такође раздвојите сву новопримљену робу тамо где се неће рачунати. У супротном, евиденција залиха ће током пребројавања залиха бити у стању промене и тако неће бити у потпуности поуздана.
Упути бројачке тимове. Окупите тимове од две особе да броје инвентар и упутите их у њихове дужности бројања. Те дужности укључују да једна особа броји инвентар, док друга особа бележи информације на ознаци за бројање. Једна копија ознаке се поставља на инвентар, док тим задржава другу копију.
Издавање ознака. Регистарски тим издаје блокове бројева за бројање тимовима за бројање. Сваки тим је одговоран за враћање одређеног нумеричког опсега бројева ознака, без обзира користе ли се ознаке. Одржавање контроле над свим ознакама за бројање осигурава да ће се изгубљене ознаке одмах истражити.
Додијелите подручја бројања. Доделите одређени опсег канти сваком тиму за бројање. Забележите ове локације означивачем на мапи складишта. Инвентар треба да води главну листу која су подручја складишта пребројана и који тимови су додељени за сваку област.
Броји инвентар. Једна особа у сваком тиму броји одређену ставку унутар локације канте, а затим друга особа означава локацију канте, опис предмета, број дела, количину и мерну јединицу на ознаци за бројање. Тим поставља оригиналну копију ознаке на инвентар и задржава копију.
Верификујте ознаке. По завршетку подручја пребројавања, сваки тим за пребројавање враћа се службенику за инвентар, који проверава да ли су враћене све ознаке. Ако има више складишних површина за бројање, доделите ново подручје тимовима за бројање и по потреби им издајте нове блокове бројева за бројање.
Унесите информације о ознакама. Унесите податке о ознакама за бројање у мрежни образац за унос података. Када је унос података завршен, одштампајте извештај који приказује све унете бројеве ознака, сортиране по броју ознака и потражите празнине у бројевима. Истражите све пронађене празнине у нумерисању. Ово ће осигурати да су све издате ознаке пребројавања укључене у датотеку.
Истражите необичне резултате. Поновно сортирајте извештај о инвентару на неколико начина да бисте пронашли необичне информације и истражите унос ознаке повезан са сваким.
Могло би бити корисно процијенити овај поступак након сваког бројања да бисте видјели да ли поступак треба мијењати како би надокнадио било какве проблеме с бројањем.
