Први корак у процесу креирања финансијских извештаја је припрема пробног биланса. Пробни биланс се припрема на крају сваког извештајног периода. Ово се ради како би се објединиле рачуноводствене информације за укључивање у финансијске извештаје. Да бисте припремили пробно стање, следите ове кораке:
Направите радни лист са осам колона са заглављима колона за број рачуна, назив рачуна, укупан износ задужења и укупан износ кредита. Они покривају почетне уносе у табелу. Преостале наслове колона ћемо додати касније.
За сваки рачун главне књиге резимирајте стање на рачуну тако да постоји једно завршно стање на рачуну које је или задужење или кредит.
Почевши од првог рачуна у главној књизи, пренесите на радни лист пробног стања број рачуна и име рачуна. Ако је крајње стање на рачуну задужење, унесите овај износ у колону задужења за тај рачун. ако је крајње стање кредит, унесите овај износ у колону кредита за тај рачун.
Збројите износе у колони задужења и збројите износе у колони кредита. Укупни износи би се требали подударати. У супротном, стање на рачуну није пребачено на пробно стање или је погрешно пренето или је главна књига нетачна. Решите ове проблеме пре него што наставите.
Додајте наслове у пету и шесту колону радног листа, који служе за прилагођавање задужења и прилагођавање кредита. Помоћу ових колона унесите било које уносе за прилагођавање. Ова прилагођавања су обично за књиговодствене евиденције како би се одгодило или убрзало признавање трошкова.
Додајте наслове у седму и осму колону радног листа, који се односе на коначне износе задужења и коначне износе кредита. Уноси у овој колони су оригинални терети и кредити, плус или минус уноси за прилагођавање.
Збројите износе у последњој колони задужења и збројте износе у последњој колони кредита. Укупни износи би се требали подударати. У супротном, прилагођено стање на рачуну није правилно пренето. Решите ове проблеме пре него што наставите.
Пробни биланс је сада спреман за употребу у припреми финансијских извештаја. Сасвим је могуће да ће прелиминарни финансијски извештаји изведени из овог пробног биланса захтевати даља прилагођавања, у ком случају се уносе додатне промене у прилагођавајуће улазне колоне и креирају нови финансијски извештаји.
Пробно стање није потребно у рачунарском рачуноводственом систему, јер софтвер аутоматски припрема финансијске извештаје на основу података у главној књизи; не постоји средњи корак који би такође припремио пробни биланс.
