Наилази на неповољну варијансу када организација упоређује своје стварне резултате са буџетом или стандардом. Одступање се може применити на приходе или трошкове и дефинисано је као:
Неповољна варијанса прихода. Када је износ стварног прихода мање од стандардни или буџетирани износ. Према томе, стварни приходи од 400 000 УСД насупрот буџету од 450 000 УСД једнаки су неповољној варијацији прихода од 50 000 УСД.
Неповољна варијанса трошкова. Када је износ стварног трошка веће од стандардни или буџетирани износ. Дакле, стварни трошкови од 250.000 УСД насупрот буџету од 200.000 УСД једнаки су неповољној варијацији трошкова од 50.000 УСД.
Генерално, намера неповољне варијансе је да истакне потенцијални проблем који може негативно утицати на добит, који се затим исправља. У стварности концепт не функционише тако добро. Проблем је у томе што постоји само неповољна варијанса у односу на стандардни или буџетски износ, а тај основни износ може бити немогуће или је бар врло тешко постићи. На пример:
Одступање у набавној цени. Набавно особље поставља стандардну набавну цену за виџет од 2,00 долара по јединици, коју може постићи само ако компанија купује у количинама од 10.000 јединица. Одвојена иницијатива за смањење нивоа залиха захтева куповину у количини од 1.000 јединица. На нижем нивоу звука, компанија може купити виџете само по цени од 3,00 УСД по јединици. Дакле, неповољна варијанта набавне цене од 1,00 УСД по јединици не може се исправити све док се наставља иницијатива за смањење залиха.
Одступање у ефикасности рада. Компанија која послује са дугим производним циклусима поставља ниске трошкове рада по произведеној јединици. Средином године прелази на производни систем заснован на повлачењу, где се јединице производе само ако постоји наруџба купца. Укупно, компанија доживљава масовни пад трошкова, иако постоји велика неповољна варијанса ефикасности рада која је узрокована запосленима који раде на мање јединица.
Стога је неопходно прегледати основне разлоге неповољне варијансе пре него што закључимо да заправо постоји проблем. Обично је најбољи показатељ неповољне варијансе која захтева санацију када је основна вредност историјски учинак, а не произвољни стандард.
Концепт неповољне варијансе користи се у извештавању о изузецима, где менаџери желе да виде само оне неповољне варијансе које прелазе одређени минимални износ (као што је, на пример, најмање 10% од основне вредности и веће од 25.000 УСД). Ако неповољна варијанса премаши минимум, она се пријављује менаџерима, који затим предузимају мере како би исправили основни проблем.
Концепт неповољних варијација посебно је користан у оним организацијама које се строго придржавају буџета. У овим компанијама финансијски аналитичар извештава о одступањима која су неповољна у односу на буџет. Тада су менаџери одговорни за враћање одступања у складу са буџетом.
Супротно томе, ако руководство строго не спроводи придржавање буџетираних очекивања, онда извештавање о неповољној варијанси можда неће покренути никакву акцију. Ово је нарочито вероватно када се буџет користи само као општа смерница.
