Упис је бројање ручног инвентара. То значи идентификовати сваки приручник, пребројати га и сумирати ове количине по ставкама. Такође може постојати корак верификације, где се резултати бројања упоређују са бројевима јединица инвентара у рачунарском систему компаније. Евиденција је уобичајени захтев периодичног система залиха, а може бити потребна и као део годишње ревизије компаније. Укратко, евиденција залиха резултира сажетим документом који садржи списак расположивих количина за сваку ставку залиха у одређеном тренутку. Поступци који су потребни за то су:
Изаберите и обучите тимове за бројање у погледу начина на који се врши бројање и попуњавање припадајућих папира.
Утврдите гранично време, након чега у складишту није дозвољен даљи инвентар у прихватном подручју и ниједан предмет се не отпрема. Корисно је ако на дан бројања нема активности производње, пријема или отпреме.
Сваком тиму за бројање доделите подручја одговорности за бројање у складишту.
Поделите унапред нумерисани низ ознака за бројање сваком тиму и пријавите се у распореде бројева.
У сваком тиму за бројање, једна особа идентификује и броји инвентар, док друга особа попуњава ознаку за бројање. Оригинална ознака је залепљена на инвентар, а тим задржава резервну копију.
Када сваки тим заврши са бројањем, они предају бројеве за бројање. Администратор бројача ознака проверава да ли недостају неке ознаке, што може захтевати додатну претрагу за проналажење ознака. Обично су и даље прикачени на ознаке које су залепљене на инвентар.
Службеник ознаке пребројавања сажима ознаке пребројавања у прорачунску табелу која се користи за стварање сажетог збира за сваку ставку залиха. Алтернатива је уношење информација у базу података, што боље обавља обједињавање сажетог броја.
Рачуновођа трошкова упоређује добијене информације са јединицама стања одржаваним у систему трајног инвентара компаније (под претпоставком да их има). Ако постоје велике разлике у постојећој бази података, тим за бројање се враћа у складиште да провери оригинално бројање.
Ово је изузетно радно интензиван процес и може захтевати значајан застој у складишту, тако да компаније углавном покушавају да избегну залихе у највећој могућој мери.
Чешћи облик пописа назива се бројање циклуса, које се завршава сваког дана. Ако компанија користи бројање циклуса, особље складишта броји залихе у малом делу складишта и упоређује своје податке о бројању са записима у рачунарском систему. Ако постоје грешке, особље складишта их исправља и такође истражује основне разлоге због којих је дошло до грешака. Програм активног бројања циклуса барем ће побољшати ниво тачности евиденције залиха, а можда ће и учинити непотребним физичко бројање инвентара на крају месеца.
