Финансије

Како се поставља систем обрачунских обавеза

Систем плаћања рачуна плаћа рачуне предузећа на организован начин. Циљеви овог система су благовремена плаћања и тачни износи добављачима. За постављање таквог система могу се користити следећи кораци:

  1. Изаберите софтвер. Купите готов књиговодствени софтверски пакет који садржи модул за плаћање рачуна. Потражите такве стандардне функције као што је могућност постављања стандардних података о плаћању за сваког добављача, уочавање дупликата фактура, искоришћавање попуста за рано плаћање и електронско плаћање.

  2. Подесите добављаче. У главну датотеку добављача у софтвер унесите имена, адресе, услове плаћања и подразумеване рачуне главне књиге који се примењују на сваког добављача.

  3. Унесите рачуне. Унесите сваку фактуру у систем потраживања. То укључује унос датума фактуре (не датума пријема) и износа који треба платити.

  4. Одобрити фактуре. Створите систем да менаџери појединачно одобре сваку фактуру добављача чим стигну или да користе негативна одобрења, при чему менаџери морају да обавесте особље према обвезницима само ако не одобре плаћање. Систем управљања радним токовима може бити интегрисан у систем како би се пратио статус одобрења.

  5. Закажите плаћање. Направите пробни рад да бисте из софтвера одштампали списак свих рачуна који доспевају на наплату и проверите да ли извештај укључује све рачуне које треба платити у изабраном периоду.

  6. Тестирајте проверу. У софтверу означите све одобрене уплате и одштампајте серију чекова да бисте платили ове рачуне. Уверите се да систем плаћа само оне чекове који су изабрани.

  7. Провере знакова. Одредите особу за примарног потписника чека, као и другу особу за резервног потписника чека. Обавестите ове људе о њиховим дужностима у испитивању резервне документације у прилогу сваке провере.

Претходни кораци покривају основне радње укључене у начин обраде обавеза према систему потраживања. Следеће додатне ставке могу бити уграђене у њега:

  • Тросмерно подударање. Можда ће бити потребно да службеник за плаћања потраживања подудара рачуне добављача са наруџбеницама компаније и било којим документима који примају. Ово подударање може бити потребно како би се осигурало да предузеће плаћа само за правилно одобрене и примљене предмете.

  • Извештаји о трошковима. Успоставите систем који захтева од запослених да предају обрасце извештаја о трошковима уз које се прилажу признанице за све ставке које су купили. Овај систем може садржати сет путних политика које регулишу који ће трошкови бити надокнађени.

  • Карте за набавку. Успоставите систем према којем се картице за набавку издају одабраним запосленима који су овлашћени да купују картицама у име компаније. Укључите поступке за преглед извода на картици ради грешака и предавање потпуно прегледаних извода особљу за плаћања на обраду.

Можда ће бити потребно додати избор контрола у систем обавеза, како би се смањио ризик од прекомерних плаћања.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found